Møder-direktionsmøder – hvorfor er de spild af tid? 80/20 reglen og 5 trin til succes

Hvor ofte har du sad i møde tænker “det er sådan et spild af tid. Jeg har så mange andre ting at gøre. Gid jeg kunne være et andet sted”lyder bekendt? Jeg er sikker på vi alle har haft disse tanker på én gang eller anden og måske for nogle af os, det har været meget nylige!
Min erfaring som en linje manager, senior manager og organisatoriske psykolog i de sidste tredive år, betyder, at jeg har deltaget og køre mange møder. I mit arbejde, en af de mest almindelige klager jeg får fra alle niveauer af organisationen, er, at “vi spilder så meget tid her sidder omkring taler. Intet bliver gjort som et resultat”. Hvorfor er så mange møder spild af tid?
Min konklusion er, at langt størstedelen af møder: • dække oplysninger, der kunne distribueres af andre midler • fokusere for meget på fortiden – hvad er gået frem for hvad der kommer • ikke har et klart defineret formål med tilsigtede resultater
Så hvis du skal køre møder, den første beslutning om at gøre er at beslutte, hvilken type møde det er – • er dette en informationsdeling møde eller en problemløsning møde?
Hvis det er en informationsdeling møde, så der er to vejledninger til følge: 1. kan oplysninger fordeles på en anden måde (fx e-mail etc)? I dette tilfælde er der ingen grund for mødet, hvilket sparer en masse tid. 2. Hvis er nødvendigheden at dele oplysninger skal være som et møde, så fokus i møde (og tid) bør være • 20% seneste orienteret – dvs rapportering om oplysninger (f.eks. resultater) og • 80% fremtidige orienteret – dvs beslutte hvad vi skal gøre med inf informationer.
Ved hjælp af “80/20 reglen” for dine møder vil sikre, at alle deltager og kan se nogle reelle fordel til at have mødet. Af den måde, hvis du er en deltager i en af disse kedelige møder vi nævnte tidligere, er det muligt at have en vis indflydelse på den møde proces. At spørge “Hvad skal vi gøre med disse oplysninger?” eller “Hvordan skal vi fortsætte med nu?”. Med andre ord, hver gang mødet begynder at fokusere på fortiden, Omdiriger det til fremtiden.
Hvis det er en problemløsning møde, er der fem skridt til at følge for at sikre, at mødet er et positivt med nogle produktive resultater.
Som med informationsdeling møder, nå ganske ofte problemet problemløsning møder ikke deres fulde potentiale, fordi mødet hviler for meget på den nuværende eller tidligere situation, snarere end “hvordan tingene burde være”. Ved hjælp af følgende fem trin vil sikre, at dit møde forbliver fokuseret på fremtiden og produktiv.
1. Spørg hver deltager at forberede mødet i et par dage i forvejen (en uge er ideelle, men ikke altid muligt) ved jotting ned nogle noter i svar til en kort “møde spørgsmål”. De har brug at bringe disse noter til mødet.
2. møde før det første job spørgsmålet skal udformes på den antagelse, at problemet er allerede blevet løst – dvs. Det skal komme til udtryk på et senere tidspunkt. For eksempel, hvis en telefon serviceafdeling var på udkig efter ideer til, hvordan de kan forbedre deres service, spørgsmålet kan sættes: “antage, at vi netop har haft et meget succesfuldt år, og at vi har modtaget masser af feedback, som foreslog vores service givet kunder har været første sats i de sidste tolv måneder: • hvad ting gjorde vi gøre for at få så stor succes? • Hvilke problemer eller udfordringer har vi? • Hvordan vi løse disse problemer eller tage disse udfordringer op? “
3. på mødet bede alle deltagerne for deres ideer og liste over disse på en tavle eller flipover papir osv. Bemærk. Det er meget vigtigt at liste disse ideer så at alle kan se dem – dette hjælper med at opretholde folks interesse, holder folk fokuseret og er nyttig for at holde møde på sporet.
4. når mødet har nået enighed om, hvor varer er værd og opnåeligt, tilføjes to yderligere kolonner til hver side, flipover. Én kolonne ledes “af Hvornår” og den anden ledes “af hvem”
5. det er vigtigt, at arbejdsbyrden er delt af alle deltagere. I den første kolonne “af Hvornår”, gruppen er bedt om at tildele en tid for hvornår dette aspekt kunne opnås. Når dette er aftalt, folk bliver spurgt til frivilligt at påtage sig ansvaret for at sikre bestemte poster er gennemført (ikke nødvendigvis for at gøre dem, men at tage ansvar for dem), ved at placere deres navn i kolonnen “af hvem”. Når dette er gjort, har møde nu en handlingsplan for at løse problemet. Dette kan være skrevet og distribueret til mennesker efter mødet.
Jeg har brugt denne proces på alle niveauer af organisationer og med blandet interessentgrupper med fantastisk succes i de sidste 20 år. Uanset om dit møde er en informationsudveksling, en eller en problemløsning en, jeg er sikker på, at ved hjælp af retningslinjer fastlagt i denne artikel vil gøre dem mere givende for alle. Hvis du gerne nogle gratis rådgivning om hvordan til at konstruere din “problemløsning” møder, eller at diskutere alle aspekter af møder, bedes du kontakte mig på www.nationallearning.com.au.
Copyright © 2006 den nationale læring Institut

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *